Ratgeber · 7 min Lesezeit

DSGVO als Vermieter — worauf du wirklich achten musst

Du verarbeitest als Vermieter Daten anderer Personen — Mieter, frühere Mieter, Interessenten. Das macht dich DSGVO-pflichtig. Wir erklären die 5 wichtigsten Pflichten, die häufigsten Fehler und wie du Bußgelder bis 20.000 € vermeidest.

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Warum auch du DSGVO-pflichtig bist

Sobald du als Vermieter Daten von Mietern, Interessenten oder anderen natürlichen Personen verarbeitest — also speicherst, weitergibst, löschst oder analysierst —, greift die DSGVO. Schon eine Excel-Liste mit Mieter-Adressen + Geburtsdatum macht dich zum Verantwortlichen i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Die Aufsicht übernimmt die Landesdatenschutzbehörde deines Bundeslands. Bußgelder bis 20 Mio € oder 4% des Jahresumsatzes möglich — im Vermieter-Kontext realistisch bei 1.000–25.000 € pro Verstoß.

Die 5 wichtigsten Pflichten

1. Informationspflicht (Art. 13/14 DSGVO)

Bei Erstkontakt mit dem Mieter (Interessenten-Anfrage, Mietvertrag, Selbstauskunft) musst du informieren über:

Wer du bist (Name, Anschrift, Kontakt)
Welche Daten du erhebst (Name, Adresse, IBAN, Beruf, Einkommen)
Warum (Mietvertragsabwicklung, Bonität, Mahnwesen)
Wie lange du sie speicherst (10 Jahre nach Mietvertragsende)
Welche Rechte der Mieter hat (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Beschwerde)

Praktische Umsetzung: ein A4-Datenschutzhinweis als Anhang zum Mietvertrag. Standard-Vorlage gibt es kostenlos.

2. Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO)

Pflicht für jeden Vermieter, unabhängig von Größe. Eine Liste mit allen Verarbeitungstätigkeiten: "Mieterdaten-Verwaltung", "Mietzahlungs-Verarbeitung", "NKA-Erstellung", etc. Pro Tätigkeit: Zweck, Datenkategorien, Empfänger, Löschfristen.

3. Löschpflichten (Art. 17 DSGVO)

Sobald der Zweck wegfällt, müssen Daten gelöscht werden. Standardfristen:

Interessenten ohne Vertrag: 6 Monate (Beweisführung bei AGG-Verstößen)
Beendete Mietverhältnisse: 10 Jahre (steuerliche Aufbewahrung)
Mahnungen/Inkasso: 30 Jahre (Verjährung Geldforderungen)
Wohnungsgeberbestätigung: 2 Jahre

Achtung: nach Ablauf MUSST du löschen, nicht nur darfst.

4. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Wenn ein (auch ehemaliger) Mieter fragt: "Welche Daten habt ihr von mir?" — musst du binnen 1 Monat eine vollständige Antwort geben. Inklusive aller gespeicherten Daten, Zwecke, Empfänger, Löschfristen.

5. Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO)

Wenn du Dienste nutzt, die Mieterdaten verarbeiten (Cloud-Software, Steuerberater, Hausmeister-Firma, Email-Anbieter) — brauchst du AVV-Verträge.

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Die 7 häufigsten Fehler

Mieter-Selbstauskunft auf einem WhatsApp-Foto ungesichert
Mieterdaten in unverschlüsselter Email (z.B. an Steuerberater)
Schufa-Anfrage ohne Mieter-Einwilligung (verbieten nach BGH-Urteil 2024)
Bonität-Daten an neue Vermieter weitergeben (verboten)
Alte Mieterdaten nicht gelöscht (z.B. Excel von 2018)
Werbung an Ex-Mieter ohne Einwilligung
Mieter-Fotos auf Vermieter-Webseite ohne Zustimmung

Wie Rentprime dir hilft

Rentprime ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO aufgesetzt: AVV-Vertrag binnen 2 Minuten digital, Kern- und Mieterdaten verschlüsselt in der EU (Frankfurt-RZ, ISO-27001-Hoster); KI-Funktionen über Anthropic/Google (USA), DPF-/SCC-abgesichert, automatische Löschvorschläge bei Mietvertragsende, vollständiger Datenexport für Auskunftsersuchen (DSGVO-Export-Modul).