Ratgeber
Excel vs Software — wann lohnt der Wechsel?
Excel ist kostenlos und flexibel. Aber jede Gesetzesänderung musst du selbst nachpflegen, CO₂-Stufen selbst berechnen, Frist-Tracking selbst aufbauen. Wann macht der Wechsel zu einer Software Sinn?
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Was Excel kann
Eine selbst gebaute Excel-Vorlage ist günstig, flexibel und du behältst die volle Kontrolle. Für 1–2 Einheiten kann das eine sinnvolle Lösung sein. Aber: jede Gesetzesänderung musst du selbst recherchieren und einbauen.
Wo Excel an Grenzen stößt
- CO₂KostAufG seit 2023: 10 Stufen, Energieträger-Faktoren, Stufeneinordnung — fehleranfällig manuell
- HKVO §6a monatliche Verbrauchsinfo seit 2022 — Excel kann das nicht automatisch versenden
- Mieterwechsel mitten im Jahr — Tagesgenauigkeit komplexer als die meisten Vorlagen abbilden
- GoBD-Konformität — Excel ist nicht revisionssicher, bei einer Finanzprüfung problematisch
- KI-Belegerkennung — manuelles Tippen kostet pro Beleg 3-4 Minuten
- Frist-Tracking — Excel erinnert dich nicht an die 12-Monats-Frist
- Mieterportal — gibt es in Excel nicht
Nebenkostenabrechnung in 10 Minuten statt 3 Stunden
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Faustregel: Wann wechseln?
- 1 Einheit, wenige Belege: Excel reicht meistens
- 2-3 Einheiten: Grenzfall, Software lohnt vor allem wegen CO₂KostAufG
- Ab 4 Einheiten: Software fast immer schneller und sicherer
- Mit Mieterwechsel: Software dringend empfohlen
- Mit Mahnwesen-Bedarf: Software klar gewinnen
Zeit-Kosten-Vergleich
Annahme: 4 Einheiten in einem Haus, jährliche Nebenkostenabrechnung.
- Excel: 6-10 Stunden pro Jahr · 0 € Software · Zeitkosten bei 30 €/h Selbstkostensatz: 180-300 €
- Rentprime Solo: 1 Stunde pro Jahr · 190,80 € Software · Zeitkosten: 30 € · Gesamt: 220,80 €
Ähnlicher Geldwert — aber mit Software hast du 5-9 Stunden mehr Zeit pro Jahr, weniger Stress, weniger Fehlerrisiko und du bist automatisch bei Gesetzesänderungen aktuell.