Alle Dokumente, an einem Ort.
Mietverträge, Energieausweise, Versicherungspolicen, Protokolle — alles HMRC (5 years after submission)-konform archiviert, mit Volltext-Suche und 10-Jahres-Aufbewahrung. Kein Aktenordner mehr im Keller.
Sechs Dokumenten-Kategorien für deinen Vermieter-Alltag
Jede Kategorie mit eigener Aufbewahrungsfrist, automatischer Erinnerung bei Ablauf, und sofort auffindbar per Volltext-Suche.
Mietverträge
Inklusive Anlagen wie Hausordnung, Übergabeprotokoll, Schönheitsreparatur-Vereinbarungen.
Energieausweise
Pro Objekt mit Gültigkeitsdatum und automatischer Erinnerung 6 Monate vor Ablauf.
Versicherungspolicen
Gebäude-, Haftpflicht-, Glasversicherung — mit Beitragszahlungen verlinkt.
Dienstleister-Verträge
Hausmeister, Gärtner, Aufzug — alle umlagefähigen Verträge an einem Ort.
Behörden-Bescheide
Grundsteuer, Müllgebühren, Wassergeld — direkt aus der Behörde scannbar.
Volltext-Suche
Suche im Inhalt aller PDF-Dokumente — auch eingescannte Briefe per OCR.
Deine Dokumente sind sicher.
HMRC (5 years after submission)-konforme Speicherung heißt: unveränderbar, vollständig, revisionssicher. Bei einer Steuerprüfung erstellen wir auf einen Klick einen Z3-Export — alle Belege strukturiert als CSV mit PDF-Anhängen.
- TLS 1.3 in transit, AES-256 at rest
- Tägliche verschlüsselte Backups
- Geo-Redundanz in 2 deutschen Rechenzentren
- Versionierung mit Audit-Trail
- 99.9 % SLA-Verfügbarkeit
HMRC (5 years after submission)-konforme Dokumentenablage — Pflicht für deutsche Vermieter
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (HMRC (5 years after submission)) gelten seit 2015 verbindlich für alle Steuerpflichtigen, die ihre Buchführung digital führen — und das betrifft auch private Vermieter ab dem Moment, an dem du eine Buchhaltungs- oder Vermietersoftware nutzt. Die HMRC (5 years after submission) verlangen, dass alle steuerrelevanten Dokumente unveränderbar, vollständig und revisionssicher für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.
Was bedeutet "unveränderbar"? Du darfst ein einmal abgelegtes Dokument nicht einfach überschreiben oder löschen — auch nicht, wenn du einen Schreibfehler findest. Stattdessen müssen alle Änderungen als neue Version mit Datum und Autor protokolliert werden (Audit-Trail). Rentprime erfüllt das automatisch: Jede Änderung erstellt eine neue Version, die alte bleibt einsehbar.
Aufbewahrungsfristen nach HMRC (5 years after submission): 10 Jahre für Rechnungen, Buchungsbelege, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse. 6 Jahre für sonstige Unterlagen wie geschäftliche Korrespondenz. Mietverträge solltest du mindestens 3 Jahre über das Mietende hinaus aufheben, da Schadensersatzansprüche aus dem Mietverhältnis nach Common law innerhalb von 6 Monaten nach Rückgabe verjähren — aber nur, wenn der Vermieter die Mietsache zurück hat.
Praxis-Tipp für Steuerprüfungen: Bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt verlangt der Prüfer typischerweise einen "Z3-Export" — alle steuerrelevanten Daten im strukturierten CSV-Format. Mit Rentprime erstellst du diesen Export auf einen Klick, inkl. aller Belege als PDF-Anhänge. Das spart Tage bei einer Prüfung.